ПРЕСС-ЦЕНТР
НАСТРОЙКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВНЕШНИХ ОТЧЕТОВ ДЛЯ «1С:ПРЕДПРИЯТИЯ 8»
Необходимость настройки внешних отчетов может возникать в случаях оперативного изменения соответствующих отчетных форм. Ведь государственные органы, утверждающие соответствующие бланки, не всегда учитывают то, что организациям нужно время для подготовки отчетной формы. В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию по правильной настройке внешних отчетов для «1С: Предприятия 8».
 
В типовых конфигурациях для «1С:Предприятия 8», выпускаемых фирмой «1С», формы регламентированной отчетности входят в состав конфигураций и выпускаются вместе с релизами конфигураций. Однако когда возникает необходимость - например, вступает в силу новая редакция формы отчетности, - фирма «1С» выпускает такие формы отчетности в виде внешних отчетов «1С:Предприятия 8» (файлов с расширением *.erf).
 
Использование внешних отчетов является временным решением, которое следует использовать только до выхода релиза конфигурации, в котором будут встроены необходимые изменения. Поэтому на использование внешних отчетов накладываются определенные ограничения:
  • при выпуске внешнего отчета оговаривается, с каким релизом конфигурации он может использоваться;
  • не гарантируется поддержка внешним отчетом предыдущих релизов конфигурации;
  • при работе пользователя с конфигурацией нельзя использовать более одной версии внешнего отчета;
  • открытие формы отчета выполняется более продолжительное время, по сравнению с отчетом, реализованным как объект конфигурации;
  • выгрузка данных отчета в электронном виде выполняется намного медленнее и др.
Список внешних отчетов, выпущенных для конкретного релиза конфигурации, можно увидеть на странице конфигурации сайта поддержки пользователей программ «1С:Предприятия 8» по адресу www.users.v8.1c.ru (в разделе «Сводная информация» необходимо в столбце с номерами версий кликнуть на интересующий номер) или в форме «Информация об обновлениях» (вызывается кнопкой «Информация об обновлениях» верхней командной формы «Регламентированная и финансовая отчетность»), если в информационной базе включен сервис оповещений регламентированной отчетности.

В этой же форме можно щелкнуть по наименованию внешнего отчета, чтобы скачать его к себе на компьютер.
Как правило, отчеты распространяются в виде архива RAR. Для работы с внешним отчетом архив необходимо распаковать.

В архиве вместе с файлом внешнего отчета содержится текстовый файл с описанием назначения отчета и порядка его подключения.

Если внешний отчет предназначен для замены регламентированного отчета, уже существующего в конфигурации, его можно подключить к информационной базе, просто открыв отчет в режиме «1С:Предприятие» (меню «Файл» - «Открыть»).
При открытии будет задан вопрос «Зарегистрировать внешний регламентированный отчет в информационной базе?». После ответа «Да» внешний отчет будет зарегистрирован в информационной базе и сразу открыт для создания нового отчета.

Если ответить «Нет», отчет не будет зарегистрирован, но также будет открыт для создания нового отчета. С таким отчетом можно будет выполнить все действия - создание, заполнение, печать - но созданный отчет нельзя будет сохранить в информационной базе.

Если внешний отчет является новым видом регламентированного отчета, автоматически зарегистрироваться в информационной базе отчет не сумеет: такой режим необходимо подключить вручную. Указания по подключению также имеются в текстовом файле, содержащемся в архиве, полученном с сайта «1С».

Для использования внешнего отчета пользователю необходимо указать, что для данного регламентированного отчета будет использоваться не внутренний объект конфигурации, а внешний отчет.

Для регистрации внешнего отчета как нового вида регламентированных отчетов в справочнике «Регламентированные отчеты» необходимо (см. рис. 1):
1) перейти в группу справочника, в которой будет располагаться отчет нового вида;­
2) создать новый элемент справочника, нажав кнопку «Добавить» в верхней командной панели формы справочника;­
3) в форме элемента справочника заполнить наименование, которое будет выдаваться в справочнике «Регламентированные отчеты» и в списке видов отчетов формы «Регламентированная и финансовая отчетность». Желательно также заполнить описание вида отчета;­
4) переключатель «Использовать» установить в положение файл и указать, какой файл следует использовать в качестве внешнего отчета. После нажатия кнопки «ОК» в диалоге открытия файла в поле файл формы элемента справочника будет указано полное имя этого внешнего отчета.
 
 
Рис. 1. Регистрация внешнего отчета


После нажатия кнопки «Записать» внешний отчет сохраняется в информационной базе, после этого полное имя внешнего файла заменяется текстом «Отчет загружен в ИБ».

То же самое происходит при нажатии кнопки «ОК», при этом форма элемента справочника «Регламентированные отчеты» закрывается.

Для тех элементов справочника, для которых используются внешние отчеты, в форме списка справочника после наименования отчета добавляется строка (внешний).
 
После того, как внешний отчет загружен в информационную базу, сам файл внешнего отчета уже не нужен, и его можно удалить.
Работа с регламентированным отчетом, использующим внешний отчет, ничем не отличается от работы с объектом конфигурации, кроме «замедленной реакции» при открытии и при выгрузке данных отчетности в электронном виде.
 
В качестве признака внешнего отчета в правой части верхней командной панели выводится красная информационная надпись «Внешний отчет».

В любой момент можно вернуться к использованию «внутреннего» объекта конфигурации. Для этого в форме элемента справочника для требуемого регламентированного отчета необходимо поставить переключатель «Использовать» в положение «объект» и сохранить элемент справочника.

Сам внешний отчет не удаляется из информационной базы, поэтому возможно и обратное действие. Для удаления отчета из информационной базы необходимо выполнить следующее:
1) в справочнике «Регламентированные отчеты» найти регламентированный отчет, для которого подключен внешний отчет, - у такого отчета после наименования отчета будет добавлена строка (внешний);­
2) открыть элемент справочника для редактирования обязательно кнопкой «Изменить текущий элемент»;­
3) в поле выбора внешнего отчета нажать кнопку «Х (Очистить)». После ее нажатия текст «Отчет загружен в ИБ» очищается, это является признаком того, что отчет будет удален из информационной базы;­
4) закрыть форму элемента справочника нажатием кнопки «ОК».

Удаление отчета выполняется при сохранении элемента справочника.
В случае необходимости отчет, загруженный в информационную базу, можно сохранить в файл на диске. Для этого в форме элемента справочника «Регламентированные отчеты» необходимо щелкнуть по ссылке с текстом «Выгрузить внешний отчет в файл». Будет открыт стандартный диалог сохранения файла. По умолчанию в качестве имени файла предлагается имя соответствующего объекта конфигурации.

Важно отметить, что в одном сеансе работы пользователя с информационной базой нельзя использовать более одной версии внешнего отчета: например, если пользователь уже работает с регламентированным отчетом, который является внешним отчетом, и загрузил в справочник «Регламентированные отчеты» другую версию этого внешнего отчета (например, с добавленным автозаполнением), для использования этой версии отчета ему нужно завершить сеанс работы в режиме «1С:Предприятие», после чего сразу начать новый сеанс.

Фрагмент из книги «Практический годовой отчет за 2010 год» (под редакцией С.А. Харитонова).
 













  414024, г. Астрахань, ул. Бакинская
, 79   |   (8512) 63-16-00 © 2010 Группа компаний «Пилот»